Stany a zarządzanie magazynem

Po ostatnim wpisie jeden z czytelników rozpoczął ze mną dyskusję, która uprzytomniła mi, że pewne kwestie nie zostały w nim właściwie naświetlone. Wrócę więc na chwilę do oprogramowania wspierającego zarządzanie magazynem z nadzieją, że nie zanudzę tych czytelników, którzy czekają na lżejszy i łatwiejszy tekst. Pytanie czytelnika, a w zasadzie zarzut, dotyczył tego, czemu nie pochyliłem się mocniej nad problemem zaniedbania prowadzenia dokumentacji przez pracowników magazynowych, tylko od razu przeszedłem do sugestii wdrożenia oprogramowania WMS, choć wiele nawet prostych programów księgowych posiada możliwość zapamiętywania stanów magazynowych. Spróbuję więc w skrócie wyjaśnić czym różni się pamiętanie stanów magazynowych od zarządzania magazynem.

Gospodarka magazynowa czyli przechowywanie ścisłej informacji o stanach magazynowych (i nie tylko, ale o tym później) to domena programów typu handlowo-księgowych, jeśli używamy nazewnictwa mniejszych firm bądź systemów ERP (Enterprise Resource Planning, czyli planowanie i zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa), jeśli stosujemy nazewnictwo większych firm. Programy tego typu przechowują informację o stanie zasobów każdego z towarów (liczba egzemplarzy bądź waga czy objętość, w zależności od tego jak mierzony jest dany towar), wraz z informacjami o cenach wytworzenia bądź zakupu, z podziałem na partie czy dostawy. W programach tych nacisk kładziony jest na wartość towaru, która może być liczona z użyciem różnych metod (najczęściej stosowane w Polsce jest założenie, że towar przepływa w firmie metodą FIFO bądź jest wyceniany metodą średniej ważonej). Dla handlowców i księgowych najważniejsza jest odpowiedź na pytanie czy towar jest dostępny do sprzedaży i ile jest wart (za ile można go sprzedać). Zupełnie nie interesuje ich gdzie ten towar leży, a niektórzy księgowi nie wiedzą nawet jak wygląda to, co przynosi firmie najwięcej zysku.

Z magazynierami jest zupełnie inaczej. Najczęściej nie za bardzo interesuje ich wartość towaru (często ta informacja jest przed nimi celowo ukrywana), natomiast znacznie ważniejsze jest dla nich gdzie ten towar leży, jak jest spakowany, gdzie leżą poszczególne dostawy i jakie cechy fizyczne ma dany produkt (dopiero te informacje pozwalają na szybkie wydanie towaru na żądanie handlowca czy na zamówienie klienta). W większości przypadków programy komputerowe dbające o gospodarkę magazynową nie zajmują się w ogóle kwestiami technicznymi przechowywania towaru, lub zajmują się nimi w sposób szczątkowy. Jeśli więc firma handluje towarem, który przechowuje w magazynie w wielu miejscach jednocześnie oraz przy każdej dostawie umieszcza towar w innej lokalizacji (na przykład ze względu na spodziewaną rotację rowery będzie się składowało w innych miejscach wiosną, a w innych jesienią), wtedy potrzebuje oprogramowania które będzie wspierało pracę magazynierów w zarządzaniu swoim miejscem pracy. Jak pisałem ostatnio do pewnego poziomu skomplikowania można sobie poradzić z zarządzaniem magazynem korzystając z pamięci magazynierów. Jednak po przekroczeniu pewnej masy krytycznej (innej dla każdej firmy) bez odpowiednich narzędzi nie jest to możliwe.

Idealny program magazynowy to dość skomplikowany produkt i zapewne nie ma potrzeby, by każda firma go posiadała. Należy jednak pamiętać, że gospodarka magazynowa i zarządzanie magazynem to dwa absolutnie różne pojęcia – niejedna firma pomyliła już te kwestie i stanęła niespodziewanie dla niej w trudnej sytuacji. Niestety zdarza się też, że dostawcy we właściwym momencie nie kładą odpowiednio silnego nacisku na rozróżnienie tych kwestii, co może skutkować opóźnieniami i dodatkowymi kosztami wdrożenia. Ale to już problem nie na jeden, a na kilka wpisów na tym blogu.