Niemal każdy projekt zaczyna się zalotami i grą wstępną między dostawcą usług a ich potencjalnym odbiorcą. Firma doradcza usiłuje zaprezentować się jak przyszły Pan Młody z najlepszych stron, pokazując jaki to jest zdolny, zdrowy i silny, oraz że będzie w stanie zapewnić w przyszłości powodzenie firmie, której proponuje swoje usługi. Usiłuje zapewnić potencjalnego klienta, który stoi w pozycji przyszłej Panny Młodej, że dzięki zamówionym usługom firma będzie się miała coraz lepiej i to w długim okresie czasu. Co prawda czasami musi się postawić w pozycji Pana Młodego z odzysku, opowiadając że inne panny były wcześniej zadowolone z małżeństwa z nim, ale zazwyczaj jest to traktowane jako zaleta a nie wada. Z drugiej strony potencjalny Pan Młody usiłuje wybadać jakiż to posag byłaby skłonna wnieść rodzina panny młodej w zamian za oferowane firmie usługi.
Wbrew pozorom rozmowy dla dostawcy usług doradczych mogą być stresujące z wielu powodów, nie tylko dlatego, że ryzykuje on utratę potencjalnego kontraktu. Od tego jak się zaprezentuje w pierwszym spotkaniu często zależy główna siła późniejszego przekonania potencjalnego klienta, jak będzie się układała współpraca w przyszłości i czy to on zostanie wybrany do tego, by udzielić klientowi wsparcia. Jednak znacznie większym problemem jest to jak pokazać swoją wiedzę w taki sposób, żeby przekonać klienta o tym, że się tą wiedzę posiada i że jest ona dopasowana do działalności klienta. Należy przy tym pokazywać swoją wiedzę tak, żeby klient jej natychmiast u siebie nie wykorzystał. I wcale nie chodzi o to, że gdy wspomni się, że na przykład lepszym rozwiązaniem od stosowanych obecnie kodów paskowych mogły by być tagi RFID, to informacji tej nie da się już później sprzedać. Większym problemem może być to, że po dokładniejszej analizie może się jednak okazać, że wstępna wizja, którą podzieliliśmy się z klientem po kilkunastu minutach dyskusji była jednak zbyt optymistyczna i nie da się jej zastosować akurat w tym układzie.
Po drugiej stronie również jest spory stres. Na zewnątrz firma prezentuje się jako monolit bez żadnych pęknięć. I najlepiej by było, gdyby ten obraz pozostał w takim stanie. Nie da się jednak poważnie dyskutować z firmą doradczą o problemach, które trzeba rozwiązać ukrywając wszystko co się da. Nie da się również podpisać zawczasu żadnej umowy o poufności, gdyż rozmowy są na razie na bardzo wstępnym etapie i dopiero one mają doprowadzić do złożenia oferty i podpisania ewentualnej umowy (w tym o zachowaniu tajemnicy). Poza wizerunkiem firmy pojawia się też kwestia wizerunku osoby odpowiedzialnej za region działań, które ma wspierać firma zewnętrzna. Często (o czym pisałem wcześniej w tekście Sprzedaję wiedzę) trzeba się pogodzić z tym, że przychodząca z zewnątrz firma, nie znająca dokładnie biznesu, który ma ocenić, mimo wszystko tak dobrze zna typowe problemy w podobnych firmach, że jest w stanie zauważyć niedociągnięcia szybciej, niż to się wydaje. I czasem widzi, że część tych niedociągnięć ma źródło w złych procesach, które trzeba naprawić.
Pojawia się więc dylemat – jak rozmawiać na takim wstępnym etapie z potencjalnym klientem. Chwalić go, czy udowadniać że w jego firmie jest wiele do naprawienia? Spróbuję o tym napisać w najbliższym czasie.
Meandry zmian 